Harmonogram projektu może być wyzwaniem. Jednak nie można pominąć tworzenia go. Głównie dlatego, że błędy popełnione na etapie planowania mszczą się na każdym kolejnym kroku.

Jako agencja kreatywna bardzo często pracujemy na deadline’ach reklamowych… nieprzesuwalna emisja spotu, precyzyjnie rozpisany mediaplan, zaplanowane wydarzenie na kilka tysięcy osób. Do tego wszystkiego cały czas musimy być kreatywni i zaskakiwać jakością! Z perspektywy czasu widzę, że wszystkie te doświadczenia, związane z planowaniem projektów w agencji, skutecznie przekładają się na inne rodzaje projektów.

Nie harmonogram, raczej kurs

Pomyśl o projekcie, który masz zaplanować, jak o rejsie jachtem. Wyruszasz ze spokojnego portu, poświęcasz czas na przygotowanie i planowanie. Wiesz, dokąd chcesz dopłynąć i co musisz zrobić w trakcie, żeby się tam znaleźć. Wyznaczasz punkt na drugim brzegu, odbijasz od kei – i płyniesz.

Flaga na maszt

Nie spodziewasz się, że trasa przebiegnie po prostej linii. Musisz dostosować się do kierunku i siły wiatru, omijać mielizny, wyspy, łowiska oraz innych żeglarzy. Tak samo jest w przypadku harmonogramów projektów. Jednak cały czas pojawiają się harmonogramy, które są wyznaczone jakby od linijki. Dają one pozór kontroli i bezpieczeństwa, w rzeczywistości zazwyczaj obieramy kurs na mieliznę.

Podstępne mielizny

W trakcie trwania projektu pojawiają się różne „mielizny”, czyli sytuacje, które wpływają na powodzenie rejsu. Przykłady? Zmiany w przepisach lub źle zinterpretowana specyfikacja techniczna. Nie ma w tym nic złego. W końcu każdy z nas ma inne doświadczenia, posługujemy się różnymi językami, mamy różne wyobrażenia. Ba! Nawet wymagania, które zdefiniowaliśmy na początku, mogą się zmienić z czasem. W dodatku im bardziej postępuje realizacja projektu, tym większym zmianom ulega nasza perspektywa. Pojawiają się także problemy i błędy, ktoś zachoruje, może nawet zmienić się technologia. Każdy, kto próbował umówić choćby spotkanie towarzyskie z kilkoma osobami, wie, że można tak wymieniać bez końca.

Zmieniaj to, co możesz

Jest również kwestia tego, jak przekonać klienta do takiego podejścia i jednocześnie utrzymać budżet w ryzach, zachowując elastyczność. Zazwyczaj w projekcie występują dwie stałe: budżet i czas, zakres i czas, budżet i czas. Jeśli mamy niezmienny deadline, trzeba ustalić z klientem, że możemy zmieniać zakres. Jeśli nie możemy zmieniać zakresu, musimy zaangażować więcej osób w realizację lub wybrać inne, szybsze rozwiązania. Warto też pamiętać, że niektóre projekty są po prostu niewykonalne. Bez wprowadzenia zmian w harmonogramie nie warto się ich podejmować.

Nie bój się zmian

Istnieją przecież gotowe, sprawdzone i dobre metodyki. No tak, i wcale nie wykluczają one tego podejścia. Co więcej – raczej je właśnie rozszerzają. W manifeście Agile mamy: reagowanie na zmiany ponad podążaniem za planem. Także w modelu kaskadowym (waterfall) występuje zarządzanie zmianą i ryzykiem. Nawet starożytni wiedzieli, że jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana.

W poszukiwaniu optymalizacji

Wracając jeszcze do wyboru optymalnego rozwiązania. Bardzo często jest tak, że klient, który przychodzi z zapytaniem, dobrze wie jaki chce osiągnąć efekt, ale zazwyczaj nie ma pojęcia, jak do tego dojść. Po to właśnie jesteśmy my. Co więcej – pamiętaj, że jakby to było proste, toby klient sam to zrobił. Warto na każdym etapie projektu, ale w szczególności na początku, poświęcić czas na próbę znalezienia najlepszego możliwego rozwiązania. Może coś, co zakładaliśmy na początku, już nie ma sensu? Może da się to zrobić inaczej? Może powstała jakaś zmiana technologiczna? Na każdym kroku kwestionuj założenia i ich efektywność.

Idealny moment na przykład

Doskonałym przykładem takiego działania jest projekt, który realizowaliśmy dla Muzeum MOCAK w Krakowie. Zadanie polegało na stworzeniu aplikacji mobilnej, w której nawigacja będzie odbywała się w 4-wymiarowej przestrzeni, animowanej, reagującej na żyroskop. Lubimy takie wyzwania!

Nierealny projekt

Kilka firm przed nami oceniło projekt jako nierealny. Początkowe założenia były bardzo ograniczające. Mieliśmy sztywno zdefiniowany zakres prac, budżet oraz czas realizacji. Szczególnie odnośnie nawigacji, przy ograniczonym budżecie i wymogu, że aplikacja ma działać zarówno na telefonach, jak i tabletach, tak na Androidzie, jak i na iOS. To sprawiło, że musieliśmy skorzystać z technologii hybrydowych aplikacji (Cordova). Nie byliśmy też w stanie wyznaczyć dokładnych dat dostarczenia poszczególnych elementów.

Jak się łudziliśmy… optycznie

Rozwiązanie problemu wprost, ze względu naszą ograniczoną trójwymiarową rzeczywistość, było, rzecz jasna, niemożliwe. Żeby zrealizować założone cele – uciekliśmy się do utworzenia pewnych iluzji. Natomiast, żeby dotrzeć do tego, jak taką iluzję / złudzenie wywołać, musieliśmy wykonać wiele nieoczekiwanych zwrotów i kilkakrotnie zmieniać obraną na początku drogę. Na początku próbowaliśmy wyrenderować taką figurę – hipersześcian.

To jednak okazało się zbyt obciążające dla urządzeń. Potem próbowaliśmy zastosować silnik CSS i JavaScript do animacji. Następnie – wykorzystując film puszczany poklatkowo. Jednak ostatecznie zostaliśmy przy animacji poklatkowej na bazie tak zwanych sprite’ów, znanych np. ze starych komputerów 8-bitowych.

Port macierzysty

Powyższe względy sprawiły, że nie mogliśmy zapewnić dat dostarczenia poszczególnych elementów aplikacji. Co więcej, nie byliśmy w stanie określić precyzyjnie ostatecznego kształtu rozwiązania, jakie wykonamy. W tym miejscu ogromne ukłony w stronę klienta, który obdarzył nas zaufaniem i pozwolił działać – nie wiedząc, czego dokładnie może się spodziewać. Bez tego takie działanie nie byłoby możliwe. Projekt zakończył się na czas, zmieścił się w budżecie – odnieśliśmy sukces. Pozostała nam ogromna satysfakcja. Pomimo burzy z piorunami, wysokich fal i niesprzyjającej pogody – dopłynęliśmy!

Przenieśmy się z powrotem na jacht…

Te momenty kwestionowania, szukania lepszych rozwiązań, to właśnie chwile, w których stwierdzamy, że ucichł wiatr w żaglach i czas poszukać korzystniejszego. Wykonujemy wtedy zwrot i sprawdzamy, czy jest lepiej. Jeśli jest, kontynuujemy. Jeśli nie, wykonujemy kolejny zwrot i sprawdzamy dalej. Czasami lepiej się odrobinę cofnąć, niż wiosłować na siłę pod wiatr. Możemy to nazwać milestone’ami, sprintami. Jednak od nazwy ważniejsze jest, żeby co jakiś czas na chwilę się zatrzymać i rozejrzeć.

Pomyśl o projekcie jak o rejsie jachtem. Przygotuj się na zmiany i zaplanuj na nie czas. Czasami niespodziewana zmiana może być szansą w przebraniu i zaskakująco usprawnić realizację. Wypatruj zbliżających się kłopotów, ale nie zadręczaj się nimi. To immanentna część podróży.

Jak dopłyniesz do portu, będziesz miał co wspominać.